Puede que las oficinas fueran los lugares donde pasamos la mayor parte del día, al menos antes de la crisis del COVID 19. Más que espacios estáticos donde “ir a trabajar” están diseñados para que los equipos puedan elegir dónde y cómo hacerlo, organizando sus actividades de concentración, colaboración, aprendizaje, y también de regeneración y socialización. Por todo esto es fundamental en esa “la vuelta al espacio de trabajo” generar la confianza de estar en un espacio seguro.
Lo mismo sucede con grandes superficies como centros comerciales, con la complejidad adicional de tener más áreas de paso. La categoría de espacio seguro cobrará cada vez más relevancia, el reto es hacer convivir esa sensación con la comodidad y disfrute propia de estos lugares.
Diseñar un plan sólido para abrir las puertas de las oficinas y grandes centros de ocio plantea enormes desafíos y sobretodo nuevos. La buena noticia es que tecnología puede ayudar reordenando estas comunidades complejas como espacios seguros y además hacerlo en pocos días.
En Interacso creemos que las soluciones digitales de hoy son ya capaces de ayudarnos a generar procedimientos que nos ayuden a aprovechar nuestro tiempo
Para conseguir todo esto es esencial la gestión de los datos. Tener la capacidad de agruparlos, visualizarlos y administrarlos correctamente para tomar decisiones al corto plazo y de forma inmediata. Siempre con la agilidad y la flexibilidad necesarias, ya que debemos estar preparados para volver a cerrarlas si fuera necesario.
Aunque las organizaciones han pensado mucho en la transformación digital, tal vez pocas lo han hecho para medidas tan puntuales y “especiales” como estas. En Interacso creemos que las soluciones digitales de hoy son ya capaces de ayudarnos a generar procedimientos que nos ayuden en este momento tan singular y que se aprovechen en el tiempo. Además, dada la situación, lo que diseñemos hoy debe hacerse con austeridad pero también con visión a largo plazo para evolucionar hacia proyectos de futuro.
Recorremos algunas de las medidas que ya se comienzan a tomar y cómo la tecnología ayudaría a hacer más sencilla la desescalada.
- Creación de turnos de trabajo para asegurar el distanciamiento social.
Los equipos de gestión de las grandes organizaciones están diseñando planes para definir turnos de trabajo, escalar la asistencia controlando la concentración de personas y generando accesos exclusivos de entrada y de salida con recorridos en un único sentido. Con mucha implicación de los recursos humanos para proyectar qué equipos trabajarán mejor dentro de los turnos establecidos.
Con un análisis sencillo de los datos se puede diseñar una buena gestión de las llegadas, que evite por ejemplo aglomeraciones en zonas como ascensores.
Un calendario de gestión de las entradas, salidas y turnos de trabajo, es ideal en estos casos. Esto tendrá reflejo en una aplicación individual para conocer a tiempo real sus horarios y notificaciones, indicando los horarios y posibles cambios de última hora.
Otro beneficio de este control de acceso, será que cualquier persona podrá decidir a tiempo real dónde y cómo comunicarse con otras personas, si estas se encuentran trabajando en remoto o en qué planta del edificio están.
- Movilidad a tiempo real, constante control del aforo y detección de aglomeraciones.
Los espacios de trabajo tal como los conocemos hoy tendrán que ser rediseñados en muy poco tiempo para asegurar el distanciamiento. Además de los puestos de trabajo, también las cocinas, salas de reuniones y zonas comunes.
Cualquiera de estos lugares reducirán su capacidad en un 50 o 60%. Incluso los más íntimos como aseos, deberán estar preparados para garantizar que las personas procuren las distancias adecuadas sin sacrificar su comodidad.
El nivel de ocupación podría mostrarse al público de forma periódica a través de pantallas, displays e incluso dentro de una misma aplicación móvil, de esta manera cada persona podrá acceder cuando estén despejados, sin que tengan que gestionarse por turnos todas.
Además el análisis a tiempo real del movimiento a través de wifi o bluetooth de las personas permitirá saber en qué momento llegan y se marchan, así como las franjas horarias de mayor afluencia. Podríamos detectar al instante aglomeraciones para evitar situaciones de riesgo.
- Comunicación y transparencia
Ofrecer confianza en los lugares de trabajo no sólo se consigue implementando de forma exhaustiva los protocolos, sino también calmando la ansiedad natural de estos casos con la información precisa que aclare todas sus preguntas.
La comunicación será crucial, no sólo para garantizar la seguridad del colectivo, sino también para que el empleado no se sienta desorientado, conozca cómo actuar antes, durante y después de su jornada.
Comunicar todas y cada una de las medidas aplicadas, señalando las áreas de desinfección diaria es un buen comienzo. También es conveniente incluir notificaciones sobre los controles individuales como tomas de temperatura o información sobre los rituales de limpieza y desinfección personal de cada puesto de trabajo.
Esta misma herramienta digital puede ser un buen canal de escucha, donde cada persona pueda valorar la seguridad que ofrece su espacio de trabajo y se conviertan en guardianes de ese orden.
En estos momentos la transparencia y la comunicación en ambos sentidos son esenciales.
- Recepciones mucho más tecnológicas.
Probablemente muchos accesos se automatizarán con acreditaciones telemáticas para visitantes y también para vehículos y mercancías.
Las credenciales se concederán a distancia para evitar el contacto, al llegar, bastará con mostrarla desde el móvil o pasar por los tornos si los hubiera. Lo mismo sucederá para los vehículos de mercancías. Se establecerán turnos de llegada por la vía digital para recibir el cargamento de forma escalonada.
- Protocolos diarios de limpieza y stock de materiales sanitarios
Controlar la frecuencia de las limpiezas como las profundidades de las misma será fundamental según las nuevas pautas, protocolos y recomendaciones. Como por ejemplo limpiar con regularidad los pomos de las puertas, los teclados y escritorios, interruptores de luz, escaleras, superficies de mesas, mamparas. Intensificar los protocolos de limpieza cuando la oficina esté desocupada.
Los sistemas de ventilación y aire acondicionado serán clave para evitar la contaminación del aire. Así como determinar las ventanas que deben permanecer abiertas
Algo a priori sencillo pero fundamental será gestionar el stock de los productos básicos que garanticen la seguridad como mascarillas o dispensadores de geles hidroalcohólicos.
Lo más importante en estos momentos de incertidumbre es no quedarse paralizados, sino ir dando pasos cortos y sólidos para ser pioneros en construir espacios seguros con todos sus ingredientes de disfrute.
A lo largo de 10 años hemos comprobado cómo el diseño y la implementación soluciones digitales facilita la gestión, ahora además, generará la confianza necesaria de equipos y visitantes.
Todas estas funcionalidades, que pueden ser desarrolladas en pocos días, marcarán una gran diferencia agregando valor al clima de las organizaciones. Además estamos seguros que con nuestras estrategias que miran al ahora y al mañana, estos productos terminarán por integrarse al día a día de las empresas y espacios.
